生産性を上げる計画方法

この記事では、「自分を変える3分手帳」の1つ目のステップ「計画」について詳しく解説します。

3分手帳の全体の流れについてはこちらの記事で詳しく解説しています。

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3分手帳の計画方法は、仕事や勉強、作業を効率的にし、集中力を高め、生産性を上げてくれます。

1分程度でできる方法なので、日々のスケジューリングに簡単に取り入れられると思いますので、ぜひ試してみてください！

詳しい手順

計画には「アイビーリーメソッド」を使います。

これは、アメリカのビジネスコンサルタントのアイビーリー氏が考案した生産性をアップさせる正しいTODOリストの使い方です。

使用するのは「デイリー計画」リフィルです。

やり方は簡単で、次の3つのステップで行います。

＝＝計画方法＝＝

① 1日でやること（タスク）を6つリストアップし、優先順位を付けます

② 6つのタスクを優先順位の順に1つずつ取り組みます

③ 1日の終わりにリストを見返して、できなかったタスクを次の日に回します

→もし、終わっていないタスクがあっても自分を責めないでください。

→この①~③のサイクルを毎日繰り返してください。

大切なポイント：シングルタスクで取り組む

本当に大切なタスクを6つに絞り、シングルタスクで取り組むようにしてください。

シングルタスクとは、1つずつ仕事に取り組むことです。

1つのタスクが終わってから、次のタスクに取り組むようにしてください。

目の前の1つのことだけに集中することで、集中力が高まり、生産性もアップします。そして疲れづらくなります。

マルチタスクは絶対に行わないでください。

マルチタスクとは、例えば会議中にメールを書いたり、メールを書きがなら企画書を書くというようなことです。

マルチタスクを行うことで、頻繁なタスクの切り替えにより生産性が低下し、疲れやすくなります。

マルチタスクで仕事をしている人は、一見仕事ができるように見えるのですが、仕事が終わるのが遅くなり、生産性が著しく低下することが研究でもわかっています。

そのため、できる限りマルチタスクを避け、シングルタスクで取り組むようにしてください。

この計画方法の3つのメリット

・本当に大切なタスクを6つに絞ることで、自分にとって大切なことに時間をかけることができます（選択と集中）

・タスクに優先順位をつけることで作業を効率的に行えます

・タスク1つ1つ取り組むことで、集中力がアップし、生産性が向上します

マルチタスクを防ぐ「後からやることリスト」

急な仕事を依頼されて割り込みタスクが出来てしまったり、途中で他にやりたいタスクが出てくることもあると思います。

その時には、デイリーリフィルの下部にフリースペースがあるので、そこに「後からやることリスト」を作ってください。

できれば、6つの作業が終わってから取り組むか、次の日のタスクに回すようにしてください。

優先度が高いタスクの場合は、もちろん優先順位を変更してその新しいタスクに取り組んでもOKですが、なるべく今取り組んでいるタスクが終わってから取り組むようにしましょう。

今のタスクを中断するよりも、シングルタスクで集中して終わらせてしまう方が、仕事やアウトプットの質は高くなります。

行動力を上げるタイムスケジュール

時間が決まっている予定が多い場合や、特に仕事や約束の多い日の場合は、デイリーリフィルの下部にあるフリースペースにタイムスケジュールを書いてください。

詳しい計画や手順を設定することで、行動力が上がることが心理学でわかっています。

この心理学の効果を利用し、タイムスケジュールを立てることで仕事を終わらせる行動力を高めることができます。

タスクを自分で決められない仕事の方・タスク数の多い方へ

タスクを自分で決められない仕事の方や、1日に小さいタスクを沢山消化しないといけない仕事の方もいらっしゃると思います。

そんな方へ、デイリー計画リフィルの異なる活用方法をご紹介します。

1日のタスクの中から、2～3個「自分でコントロールできるタスク」をリストアップして取り組むようにしてください。

自分一人で完結できる仕事を設定し、完了することで、達成感を感じられ、次の日に疲れを持ち越しにくくなるというテクニックです。

休日の計画は幸福度を高める

休日の計画を立てるのもおすすめです。

休日の計画を「旅行に行くときのように」詳細に立てると、ストレスが減少し、幸福度が8週間も続くことが研究でわかっています。

なんと、実際の休日がその通りに進まなくても効果が出ます。

「旅行に行くときのように楽しく休日の計画を立てる」

ぜひそんなわくわくする時間を手帳タイムに取り入れてみてください。

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計画が立てられたら、次のステップは「心のケア」です。

ぜひこちらの記事から、詳しい手順をチェックしてみてくださいね。

#3分手帳 by A FLOATING LIFE

【参考文献】

「やり抜く人の9つの習慣」ハイディ・グラント・ハルバーソン

「自分を操る超集中力」「超時間術」「倒れない計画術」「心理学動画」DaiGo